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聊一下BPR
日期:2021-10-29  阅读:

本文不是一篇介绍或是科普BPR的文章,而是聊一下一些心得感受,酬答前篇文章知友提到的BPR的话题。

照例先做名词解释:BPR是“追求业务流程变革的根本性和彻底性,希望取得成本、质量、服务和速度方面的显著性改善”。用白话说就是优化企业现有的流程。

如果读过我的前一篇《聊一下ERP》的读者就会清楚,在ERP中流程和表单的优化有多么重要。因此,BPR往往作为ERP的前置工作。但是名为优化或是再造,到底是对原有的流程进行多么大的改造才能算是BPR呢?

我用改造房屋来做比喻,屋主希望把房子改造得更宜居一些,身为建筑商的你拿着一张别人的很靓的房子的照片(行业标杆)作为参考来改造,你可以在原有房屋的基础上修修补补,你也可以推倒从来。如果不计成本,推倒从来是最好的,但是我们说过“成本”是一个很大的项目约束。在很大意义上,成本就是绝对的约束,无限预算的情况下没有实现不了的ERP和自动化。何况更多的时候,推倒重来的成本不低。

修修补补才是我们实际常见的做法,问题是你如果改造的时候,直接照着参考别人的图片开始施工,也不管是不是承重墙就敲掉了,也不管下面有没有水管你开始挖,最后留给屋主的可能是一个比以前更垃圾的房屋。所以改造的时候需要看看这个房屋的原图纸;原图纸遗失的,需要实际勘察和测量。


企业业务流程的改造也是同样的道理。下面我分享的就是“实际勘察和测量”的心得,希望可以帮助那些在摸索的人们一点。

第一、不要相信企业内部撰写的流程文件,最多只能作为参考。为什么?我反复说过相同的意思,通常流程文件的更新频率是不高的,当企业的业务内容发生变化以后,最直接的体现是在处理业务的表单上。所以一边工作调查访谈,一边收集表单才是工作的重点。

第二、收集到了所有企业内部流转的表单以后,你可以尝试利用表单把企业的工作流程的拼图拼凑起来,幸运的话你会得到:因为A表单,所以有了B表单,因为B表单,所以有了C表单......直到整个业务流程结束的最后一张表单。但是不幸的情况总是会出现的,你会发现用你的逻辑去判断,这个链条的有些表单之间是断裂的。比如说你仅仅收集到了A表单和C表单,但是从A推不到C,那么B表单在哪里?

第三、我们要坚信一个逻辑:一个企业完成一个业务,如果他可以最终完成(比如产品卖给了客户),那么整个业务所需要的流程他一定是没有大的遗漏的做了一遍。区别只是在——这个步骤他做得好不好,精细不精细,是不是在公司管理体系架构内做的或是在架构外做的。就好象你去吃原汤汤粉,你看不到店家给你熬汤,因为他在凌晨就已经熬好了,但你不知道这个凌晨熬好的汤是不是用的好骨头,是不是足够的火候,操作是否干净卫生。

第四、如何找到缺失的表单?比如按照前面的逻辑,A表单可以引导出B表单的工作,而B表单分别对应C1和C2工作,并生成了C1和C2两张表单,C1和C2分别由不同的两个同事在完成。但是你现在做调查只收集到了A、C1和C2三份表单。我通常的判断是公司的实际流程存在问题,只规定了A、C1和C2三项工作,但是没有B表单(或称B工作)C1和C2就无法继续,所以,B工作被操作C1和C2的两位同事私下里默默的分担了。

第五、说说操作C1和C2的同事的心态。怎么说呢,招进来说好了只做C1和C2,但是发现没有B表单就无法继续工作,于是只能承接了B工作的对自己需要的那一部分。比如《每日来料不良清单》,如果品质部没有做,那么每位采购可能会按照自己管理的供应商分别统计。如果采购不做这件事,仓库也许会做,因为前面都不做,不良品砸在他手里,往往必须他来等待供应商退货换货。如果仓库都不做,生产计划没有来料不良的讯息,那就需要自己收集,以保证和预测生产物料齐套。如果计划不做,还有生产车间呢。当然不要对他们的统计质量报以乐观,因为是非正规业务,他们可能有一张整齐的电子表格,也有可能只是写在笔记本上的简要记录,甚至仅仅在邮件里面提到。在做调查的时候,一部分默默做别人工作的员工是不愿意把这部分工作揭示出来,因为他们担心,一旦揭示出来这部分工作无论实际上还是名义上都会变成自己的工作。而现在私下完成分外的工作挺好的,至少工作的质量没有人检查,而且万一出了问题还可以向前面推卸责任(毕竟前面没有提供自己需要的工作输出)。

第六、如果你可以很好的收集到“暗地里”运作的表单,再加上第二步收集的公司“明面上”流转的表单。你会得到支撑起整间企业运作的所有表单(记录),可能格式会非常多样,有些只有自己使用笔记、自己使用的电子表格、甚至只是白纸上的记录。你可以再次拼图,得到一个完整的流程。拿到这个拼图的意义非常大,它直接决定你做这次流程优化的成本、难度和最后的效果。


有一种情况我没有说,就是有些企业的流程在明面上的缺失,针对这个缺失的工作,你甚至连纸片都找不到,为什么?因为电话和当面沟通可能取代了纸质表格的传递。但是在多数情况下,这种局面是不会维持太久的,它基于沟通双方高度的互信(或是幼稚),因为只要一次,只要一次在会议上有人背叛了这样的互信,今后就一定是白纸黑字了。


我认为,在BPR之前对企业进行调查,获得企业明面上流转的所有各类表单已经是很负责任的态度了。都做到这一步了,如果因为明面上的表单缺失就断定业务内容的缺失是一件很可惜的事情。还有就是以上的原理尽管我说的很直白,但是即使看不到支持B工作的表单,还敢于断言B工作在企业一定存在,并且找对探索的方向,这种直觉是需要对多数企业运作流程烂熟于胸的了解。唯独这些,是需要时间去历练的,共勉。


作者:周诗勇
链接:https://zhuanlan.zhihu.com/p/27632296
来源:知乎

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